يقوم القسم القنصلي لدى السفارة الفلسطينية في أذربيجان بتنظيم وتصديق أنواع مختلفة من الوكالات مع مراعاة ما يلي : –

1-    التأكد من إسم الموكل حسب الوثيقة المبرزة (الهوية / الجواز) وإن لا تكون الوثيقة المبرزة منتهية الصلاحية.

2-    أقل من 18 سنة لا يحق تنظيم وكالة له.

3-    التأكد من أن الوكيل ليس هو نفسه المشتري حيث أن الوكيل لا يجوز أن يبيع لنفسه.

4-    يجب مراعاة  عدم وجود أى خدش أو شطب وكشط في الوكالة ويجب طباعة الوكالة وليس الكتابة بخط اليد.

5-    تحفظ صورة من الوكالة بعض تصديقها وتوقيع الوكيل والشاهدان والسفير / نائب سفير / القنصل أو القائم بوظيفة كاتب عدل السفارة وصورة عن المستندات المقدمة من قبل الوكيل مثل جواز السفر / هوية وكذلك جوازات السفر / هويات الشاهدان ، سند التسجيل الأصلي ، حجة حصر إرث وغيرها من الوثائق حسب نوع الوكالة المطلوبة.

6-    يجب وضع عبارة في ذيل الوكالة أنا (الاسم) السفير / نائب سفير / القنصل أو القائم بوظيفة كاتب العدل حضر / ت أمامي في هذا اليوم (ذكر اليوم والتاريخ) وطلب / ت مني تنظيم وتسجيل هذه الوكالة حسب الأصول وبعد تلاوتها والاقرار بنصها ومضمونها وبعد التأكد من الأوراق الثبوتية قام / ت بالتوقيع أمامي على أن يصادق عليها من قبل وزارة الخارجية والعدل الفلسطينية .

7-    إذا كان تنفيذ الوكالة متعلق بموضوع خارج فلسطين فعلى السفارة توجيه صاحب العلاقة الى تنظيم الوكالة امام كاتب العدل في الدولة التي يقيم فيها وتصديقها من وزارة خارجية تلك الدولة وبعد ذلك يتم تصديقها في سفارة الدولة التي سيتم تنفيذ الوكالة بها أو تنظيم الوكالة في سفارة البلد المعني مباشرة وحسب قوانينهم.

8-    توقيع الشاهد الأول والشاهد الثاني والموكل أو الموكلون أمام السفير / نائب سفير / القنصل أو القائم بوظيفة كاتب العدل السفارة .

9-    توقيع السفير / نائب سفير/ القنصل أو القائم بأعمال كاتب العدل ووضع ختم السفارة .

10- اما بخصوص الوكالات التي تنظم أمام كاتب عدل أجنبي وترسل للسفارة الفلسطينية للتصديق عليها فيجب مراعاة ما يلي :

أ . أن يكون مكتوب جميع ما جاء في البند رقم 6 .

ب. ان يتم ارفاق الوثائق المبرزة سواء جواز السفر او الهوية او حجة حصر إرث وغيرها من الوثائق مع الوكالة وأن تكون سارية المفعول.

ت. التأكد من وجود توقيع الموكل أو الموكلون على الوكالة والشاهدان وان تكون مصدقة من كاتب العدل ومحكمة الدولة ووزارة عدل الدولة ووزارة خارجية الدولة وبعد ذلك السفارة الفلسطينية تصادق على ختم وزارة الخارجية دون تحمل المسؤولية عن المحتويات وهذا بخصوص الوكالة العامة والخاصة فقط وليس الدورية.

ث. اذا كانت الوكالة مبنية على وكالات سابقة إرسال تلك الوكالات (صور مصدقة).

ج. لا يجوز تنظيم اى وكالة تخص البيع وفراغ الأموال الغير منقولة عند كاتب عدل أجنبي ويتم تنظيم هذا النوع من الوكالات عبر وكالة دورية غير قابلة للعزل في سفارة فلسطين وعلى الورق الرسمي للسفارة وحسب الأصول وذلك التزاما بقرار السيد الرئيس .  

توضيحات

1-    لا يجوز عمل وكالة بالبيع إلا بموجب وكالة دورية صادرة من السفارة مباشرة ومتضمنه الثمن المتعلق ببيع الاموال الغير منقولة.

2-    يجوز عمل وكالة خاصة او عامة يستثني منها البيع وفراغ الأموال غير المنقولة وتضاف هذه العبارة على كل وكالة عامة أو خاصة.

3-    لا يجوز عمل وكالة دورية معطوفة على وكالة دورية أخرى.

4-    لا يجوز إعتماد أى وكالة بالبيع ما لم تكن صادرة من سفارتنا ولا يجوز اعتماد الوكالات بالبيع إذا كانت صادرة عن كاتب عدل أجنبي.

5-    يجوز الإستناد الى وكالات سابقة (عامة وخاصة بالبيع) إذا كانت صادرة قبل تاريخ الوقف 1/2/2010.